Bericht zum Workshop „Bürgerhaushalte und Monitoring“ in Bonn

Bericht zum Workshop „Bürgerhaushalte und Monitoring“ in Bonn

Bericht |  Rechenschaft |  Redaktion |  31.08.2016
Bericht zum Workshop „Bürgerhaushalte und Monitoring“ in Bonn

Auf Einladung der Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) und der Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW) der Engagement Global gGmbH fand im Februar diesen Jahres ein Workshop zum Thema "Bürgerhaushalte und Monitoring" statt. Die Idee für den Workshop wurde im Rahmen des Trainings zum Thema Rechenschaft auf dem 11. Netzwerktreffen in Mannheim entwickelt. Dort stellten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer fest, dass die Organisatoren bei der Durchführung eines sinnvollen Monitorings für Bürgerhaushalt in der Praxis teils andere Herausforderungen meistern müssen, als es beim Rechenschaftsprozess der Fall ist. Entsprechend ergaben sich viele offene Fragen und Diskussionspunkte, die in einem gesonderten Workshop mit Vertreterinnen und Vertretern aus Verwaltung und Politik bearbeitet werden sollten.

Monitoring vs. Rechenschaft – Wo liegt der Unterschied?

Monitoring ist ein dauerhaftes Angebot, bei dem Kommunen kontinuierlich Rückmeldungen über den Umsetzungsstatus von beschlossenen Bürgervorschlägen geben. Rechenschaft zu Bürgerhaushalten ist dem gegenüber eher ein einmaliges Feedback an den Bürger, welche der Vorschläge aus dem Bürgerhaushalt beschlossen wurden oder nicht. Entsprechend aufwändiger ist es, Monitoring sinnvoll zu organisieren und stets die Informationen über den Umsetzungsstatus der Vorschläge zu beschaffen. Umso wichtiger war es aus Sicht der Teilnehmenden, dieses Thema näher in den Blick zu nehmen. Ziel des Workshops war es, ein gemeinsames Verständnis von Monitoring zu entwickeln, aktuelle Herausforderungen und Potentiale zu entdecken und über Beispiele aus der Praxis die Anforderungen für gutes Monitoring zu definieren.

Weitere Informationen zur Unterscheidung von Monitoring und Rechenschaft finden Sie in der Päsentation des Workshops.

Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden – Wo liegen die täglichen Herausforderungen in Sachen Monitoring?

Nach einem kurzen Impulsvortrag durch Michelle Ruesch (Zebralog) (Präsentation zum Herunterladen), in dem die Unterschiede zwischen Monitoring und Rechenschaft nochmals genauer erklärt wurden, begann der Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden. Zunächst wurden gemeinsam Herausforderungen von Monitoring gesammelt, mit denen die Teilnehmenden in ihrer täglichen Arbeit konfrontiert werden. Dabei wurden unter anderem Aspekte angesprochen, die mit den hohen Aufwänden verbunden sind, die Monitoring seitens der Verwaltung auslöst.

So ist es sehr zeitaufwändig, regelmäßig die Arbeitsstände zu den einzelnen Vorschlägen bei den Fachämtern abzufragen. Offen war auch die Frage, wie man Rückmeldungen der Bürgerinnen und Bürger in den Monitoringprozess einbringt. Dies ist etwa der Fall, wenn Bürgerinnen und Bürger ihren Vorschlag nachträglich konkretisieren und diese neue Information an die zuständige Fachverwaltung weitergeleitet werden muss. Daneben wurde auch deutlich, dass ein Monitoring von insbesondere sehr abstrakten Vorschlägen und Themen schwierig ist. Wie kann zum Beispiel dem Bürger/der Bürgerin die Umsetzung eines stadtweiten und auf mehrere Jahre angelegten Konzepts zur Verbesserung der Barrierefreiheit möglichst greifbar und konkret zurückgemeldet werden?

Parallel dazu, sammelten die Teilnehmenden auch Ideen, wie das Monitoring im Alltag vereinfacht werden könnte Folgende Punkte wurden unter anderem dabei genannt:

  • Gründung eines Begleitgremiums, in dem die Verfasserinnen und Verfasser der Vorschläge das Stadium der Umsetzung der Vorschläge gemeinsam mit den Verwaltungsmitarbeiterinnen und –mitarbeitern besprechen können.
  • Die Definition von festen Abfrageterminen innerhalb der Verwaltung, sodass sich die Fachämter darauf einstellen können, dass sie zur Umsetzung der Bürgervorschläge angefragt werden. Auch Möglichkeiten der informellen Ansprache von Fachämtern (kurzer Dienstweg) wurden angedacht, um das Abfragen von Umsetzungsständen zu erleichtern.
  • Erfolge des Bürgerhaushaltes besser in der Stadtöffentlichkeit kommunizieren, etwa durch „Bürgerhaushalts-Schilder“, zum Beispiel an Parkbänken, die im Zuge des Bürgerhaushaltes angeschafft wurden.
  • Mit Blick auf Online-Plattformen wurde unter anderem überlegt, automatische E-Mail-Benachrichtigung umzusetzen, bei denen Bürgerinnen und Bürger eine E-Mail erhalten, wenn sich der Bearbeitungsstatus „ihres“ Vorschlags verändert.

Im Anschluss gab Antoine Vergne von Mission Publiques, einer in Paris ansässigen Organisation für partizipative Demokratie, einen kurzen Einblick in den Pariser Bürgerhaushaltsprozess. Bürgerinnen und Bürger können hier über ein jährliches Budget von 75 Millionen Euro bestimmen - so viel wie in keinem anderen bekannten Bürgerhaushalt der Welt. Antoine Vergne verwies auf das außerordentliche Engagement der Pariser Bürgermeisterin Anne Hidalgo und auf die Herausforderungen, welche die Prozesse eines so budgetstarken Bürgerhaushalts mit sich bringen.

Prozessanalyse „Spiel deinen Vorschlag“

Im zweiten Teil des Workshops sollten die Teilnehmenden anhand eines Planspiels konkret analysieren, welche Stationen ein Bürgervorschlag in ihrer Verwaltung beim Monitoring durchläuft. Unter dem Motto „Spiel deinen Vorschlag“ wurden drei Praxisbeispiele ausgewählt, deren verwaltungsinterner Weg im Anschluss nach und nach gemeinsam besprochen wurde. Schritt für Schritt wurden Stationen dieses Weges gesammelt und mit Symbolen und Moderationskarten festgehalten, welche Probleme und offenen Fragen sich pro Station ergeben. Die Praxisbeispiele bezogen sich auf Vorschläge mit folgendem Inhalten: das Aufstellen von Parkbänken; ein barrierefreies Berlin-Lichtenberg und die Eröffnung eines Badeschiffs in Mannheim. Bewusst wurden Beispiele besprochen, die sehr konkrete, aber auch sehr abstrakte Bürgervorschläge beinhalteten. Hierbei wurde deutlich, wie unterschiedlich deren die Wege dieser Vorschläge innerhalb der Verwaltung waren.

Praxisbeispiel „Aufstellen von Parkbänken“
Als einen sehr konkreten Bürgervorschlag wurde zunächst das Aufstellen von Parkbänken besprochen. Dabei wurde schnell deutlich, dass auch bei klar umrissenen Bürgervorschlägen viele unterschiedliche Fachämter eingebunden werden müssen. Bei diesem Beispiel etwa das Grünflächen- und Tiefbauamt sowie der Behinderten- und Seniorenbeirat und der Bezirksrat. Folgende wichtige Punkte wurden darüber hinaus deutlich:

  • Es stellt sich schnell heraus, welches Fachamt beim jeweiligen Vorschlag federführend ist. Dieses Fachamt sollte dann auch die weitere Koordination mit anderen Ämtern übernehmen.
  • Es ist eine Herausforderung, die Prozesse in der Verwaltung mit denen in der Politik abzustimmen. Besonders dann, wenn Stellungnahmen und Entscheidungen seitens der Politik notwendig sind.  

Praxisbeispiel „Barrierefreies Berlin-Lichtenberg“
Barrierefreies Berlin-Lichtenberg war ein Beispiel für einen Vorschlag, der sehr abstrakt ist und dessen Umsetzung sich über Jahre hinziehen kann. Zentrales Problem für das Monitoring zu diesem Vorschlag war die Frage, wie tiefgehend das Thema Barrierefreiheit im Bezirk bearbeitet werden sollte: Nur bei bestimmten öffentlichen Einrichtungen? Oder im Bezirk ganz generell? Eine wichtige Frage, denn danach richtet sich, welche Dezernate und politischen Gremien in die Bearbeitung und das Monitoring einbezogen werden müssen. Darüber hinaus zeigte das „Durchspielen“ dieses Vorschlags, wie schwierig es ist, den Zeitpunkt zu finden, wann ein solcher Vorschlag umgesetzt ist oder nicht. Denn dieses Thema ist sehr umfangreich und Handlungsbedarf in diesem Bereich wird es immer geben. In Lichtenberg hieß das ganz konkret: Kann das Ampelsystem, das den Bearbeitungsstand eines jeden Bürgervorschlags im Internet anzeigt, auf „grün“ gestellt werden oder eher „gelb“? Oftmals sehen verschiedene Fachämter dies sehr unterschiedlich. Klar wurde anhand dieses Beispiels auch: Das gerade solche strategischen und abstrakten Bürgervorschläge ämterübergreifende Arbeitsgruppen benötigen, in denen solche Fragen geklärt werden. Diese Arbeitsgruppen sind jedoch im Verwaltungsalltag nur schwer umzusetzen.

Praxisbeispiel „Eröffnung eines Badeschiffs“
Auch dieses Praxisbeispiel behandelte einen Vorschlag, dessen Monitoring aus Sicht der Verwaltung einen hohen Koordinationsaufwand erzeugt. Der Vorschlag drehte sich um die Eröffnung eines Badeschiffes. Aus Sicht der Verwaltung wurde die Umsetzung des Vorschlags mit der Begründung abgelehnt, dass dieses Vorhaben keine kommunale Aufgabe darstellt. Außerdem wurden andere Fachämter um eine Stellungnahme gebeten, die das Vorhaben aus unterschiedlichen Gründen ablehnten. Für die Verwaltung ergibt sich daraus ein sehr beschränkter Handlungsspielraum, da man auf die Initiative eines privaten Investors angewiesen ist, um den Vorschlag weiter angehen zu können. Die Stellungnahme der Verwaltung wurde veröffentlicht, doch trotz des zuvor hohen Zuspruchs zu diesem Vorschlag während des Bürgerhaushalts, gab es im Nachgang nur wenige Reaktionen aus der Bevölkerung.
Für die Teilnehmenden des Workshops wurden folgenden Punkte an diesem Beispiel sichtbar:

  • Bessere Kommunikation über die Zuständigkeiten der kommunalen Verwaltung. Wofür ist sie zuständig? Wofür ist sie nicht zuständig?
  • Eine mögliche Lösung aus Sicht der Teilnehmenden: Eine Bürgerversammlung organisieren, auf der die TOP-10 Vorschläge präsentiert und ihr Umsetzungsstatus verständlich und transparent erklärt wird. Möglicherweise finden sich dort interessierte Bürgerinnen und Bürger, die das Projekt weiterverfolgen.

Ergebnisse – Bedarfe und Anforderungen an Monitoring:

Ausgehend von den Praxisbeispielen und den Erkenntnissen aus dem Planspiel wurden schließlich Bedarfe und Anforderungen ermittelt, um anschließend nach Lösungs- und Verbesserungsmaßnahmen in der Praxis für das Monitoring zu suchen.
Diese Verbesserungsideen wurden unter anderem entwickelt:

  • Der Vorschlag sollte vor der Beschlussfassung durch die politischen Gremien ausreichend konkretisiert werden: Dann kann klarer festgelegt werden, wann ein Vorschlag als umgesetzt gilt.
  • Einen Monitoring-Steckbrief für die Fachverwaltungen entwickeln: Der Steckbrief fragt alle wichtigen Informationen ab, die für ein transparentes Monitoring wichtig sind (zum Beispiel: Wie lange wird es dauern, den Vorschlag zu prüfen? Warum ist das so?; Welche anderen Ämter müssen hinzugezogen werden?; Wer ist der Ansprechpartner?) Dadurch kann die Öffentlichkeit gezielter und umfassender mit Informationen versorgt werden.

Die Diskussionen und Analysen der Praxisbeispiele zeigten deutlich, dass die Entwicklung eines standardisierten Vorgehens zum Monitoring von Verwaltungsverfahren schwierig ist. Die Komplexität und Individualität jedes einzelnen Vorschlags erfordere die Einbindung jeweils unterschiedlicher Akteure, deren Vorgehensweisen sich nicht über ein Standardverfahren festlegen lassen. Zudem lasse sich nicht im Vorhinein bestimmen, an welchen Stellen des Prozesses der Vorschlagsstatus öffentlich gemacht, und wie diese Kommunikation konkret aussehen könne.

Gleichzeitig zeigte sich, dass die dauerhafte Motivation der Bevölkerung während des Monitorings eine große Herausforderung darstellt. Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren sich einig, dass über eine umfassende und transparente Öffentlichkeitsarbeit und die Möglichkeit einer gezielten Bürgerbeteiligung während des Monitorings, die Motivation der Beteiligten erhöht werden kann. Dennoch blieben die Fragen offen, wie ein Monitoring konkret umgesetzt werden kann und wie hiermit auch unbeteiligte Gruppen erreicht werden können.

 

Weitere Informationen:

Fotoprotokoll des Workshops zum Herunterladen.

Folienvortrag zum Thema Monitoring zum Herunterladen.